Comissão Organizadora Local

 

Rafael Abel Massinga – Instituto Superior Politécnico de Manica - Presidente da Comissão

 

Ivandro Xavier Lucas Bauaze – Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS)

Ângela Manuel Manjiche - Instituto Superior Politécnico de Manica (ISPM)

Hortêncio Pedro Comissal - Instituto Superior Politécnico de Gaza (ISPG)

Representante - Indicação de um membro Ministério de Agricultura

Representante - Agencia de Desenvolvimento do Zambeze

 

 

 

Termos de Referência da Comissão de Preparação do II Simpósio Internacional do Agronegócio da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa (II SIIAGR-CPLP).

 

Natureza da Comissão

 

Havendo necessidade de preparar a realização condigna do II Simpósio Internacional do Agronegócio da CPLP, adiante abreviado pela sigla II SIIAGR-CPLP, a ser organizado e realizado pelo Instituto Superior Politécnico de Manica, entre os dias 22 à 24, é criada a Comissão Inter-sectorial para a preparação do evento, cuja composição e termos de referência de cada Subcomissão faz parte integrante deste documento.

 

Composição e áreas de trabalho da Comissão Intersetorial

 

A Comissão Intersetorial de organização do II SIIAGR-CPLP é composta por a Sub-comissão de Coordenação geral e por 6 Subcomissões especializadas, nomeadamente, (1) Documentação, Programação e Secretariado; Finanças, Logística e Alojamento; (2) Protocolo; (3) Atividades Culturais, Mobilização e Imprensa; (4) Transportes e Comunicações;; (5) Infraestruturas, Ornamentação e Embelezamento e (6) Saúde e Apoio Humano. Cada uma destas subcomissões realiza tarefas inerentes a natureza da respectiva área da atividade;  Atribuições e tarefas de cada subcomissão; Subcomissão de Coordenação geral.

 

A Subcomissão de Coordenação geral é presidida pelo Diretor-Geral do ISPM e tem como tarefas:

    1. Coordenar todas as atividades das Subcomissões;

    2. Apreciar e aprovar todos os documentos elaborados no âmbito do evento;

    3. Apreciar e aprovar os orçamentos das Subcomissões; e/ou,

    4. Assumir os compromissos e dívidas inerentes ao evento.

 

Documentação, Programação e Secretariado

Esta Subcomissão tem como tarefas:

  1. Elaborar toda a documentação inerente ao evento;

  2. Secretariar as Sessões plenárias, em grupo e visitas dos participantes;

  3. Preparar intervenções de saudação aos participantes;

  4. Elaborar e atualizar continuamente os programas do Simpósio e das Sessões de trabalho do evento;

  5. Assessorar os grupos de estudo ou temáticos;

  6. Emitir e distribuir os convites aos participantes de fora da Província,

  7. Organizar a lista dos participantes e entregar o Protocolo;

  8. Reproduzir e distribuir os documentos do seminário aos participantes;

  9. Elaborar as sínteses de cada Sessão e Final do evento;

 

Subcomissão de Finanças, Logística e Alojamento

São tarefas desta Subcomissão:

  1. Organizar alojamento e alimentação para todos os participantes em coordenação com a Subcomissão de Protocolo;

  2. Organizar a logística dos participantes em todos os locais onde vão decorrer as Sessões e ou visitas;

  3. Verificar os locais de alojamento e das Sessões em todos os aspectos, nomeadamente, limpeza, água potável, sanitários e energia;

  4. Angariar fundos para o evento;

  5. Elaborar a proposta global do orçamento do vento das propostas apresentadas pelas Subcomissões;

  6. Gerir e agar as despesas inerentes ao evento;

  7. Apresentar o relatório das despesas às reuniões da Comissão;

  8. Propor brindes e ou ofertas aos convidados de honra;

 

Subcomissão de Protocolo

Cabe a esta Subcomissão em coordenação com o Protocolo do Governo Provincial as seguintes tarefas:

  1. Organizar a recepção dos participantes provenientes dos outros cantos da Província e do País,

  2. Organizar e atribuir  transporte e alojamento de acordo com a sua hierarquia protocolar;

  3.  Organizar coroa, buquês e ramos de flores para os visitantes;

  4. Assegurar a distribuição atempada dos convites aos convidados locais do evento;

  5. Receber, conservar e entregar aos destinatários as ofertas dos visitantes;

  6. Cumprir e fazer cumprir os programas do evento e das Sessões, incluindo das feições e visitas;

  7. Acompanhar e manter informados permanentemente os participantes sobre o programa do evento;

  8. Propor os componentes da mesa de honra;

 

Atividades Culturais, Mobilização social e Imprensa

A Subcomissão tem como tarefas:

  1. Assegurar a publicidade do evento através dos órgãos de Comunicação Social e do material publicitário;

  2. Organizar grupos culturais na recepção dos visitantes, no recinto das Sessões e na despedida dos visitantes;

  3. Organizar a ampliação sonoro com aparelhagem de qualidade na sala das Sessões;

  4. Acreditar jornalistas e os órgãos da Comunicação para a cobertura do evento;

  5. Garantir a cobertura do evento pelos órgãos de Comunicação Social;

  6. Coordenar com o Porta-voz do evento para as declarações à Imprensa;

  7. Garantir o acesso conforme o que vier a definir aos órgãos da Comunicação social em todo o programa;

 

Subcomissão de Ornamentação e Embelezamento

São tarefas desta Subcomissão:

  1. Organizar e assegurar a limpeza, ornamentação e embelezamento nos locais de alojamento, das Sessões do evento e de visitas;

  2. Assegurar cadeiras, mesas e a climatização na sala das Sessões;

  3. Garantir água potável para o pessoal de apoio ( protocolo, segurança, jornalistas e motoristas);

  4. Assegurar que as infra-estruturas a serem visitas estejam em condições para serem visitados.

  

Subcomissão de Transportes e Comunicações

A Comissão tem por tarefas:

   1. Organizar o transporte suficiente para todos os participantes de acordo com a precedência protocolar;

   2. organizar transporte para o Protocolo, grupos culturais de e para o aeroporto e local das Sessões,

   3. Solicitar transporte colectivo para as deslocações em grupo de e para as visitas e local das Sessões;

   4. Inventariar nas instituições públicas e privadas os transportes existentes e envolver no evento;

   5. Assegurar a comunicação telefônica, fax e internet nos locais de hospedagem e na Sala de Sessões;

 

Subcomissão de Saúde e Apoio Humano

São tarefas desta Subcomissão:

  1. Velar pela saúde e higiene nos locais de hospedagem, refeições e nas Salas de Sessões;

  2. Pulverizar os locais de hospedagem e de Sessão;

  3. Socorrer e tratar os participantes enfermos;

  4. Garantir a presença do pessoal e meios médicos no recinto do evento;

 

Subcomissão Científica

A subcomissão científica tem por tarefas:

  1. Garantir o alcance dos objetivos do simpósio;

  2. Garantir a qualidade das apresentações;

  3. Recolher a síntese final e as apresentações dos oradores;

  4. Selecionar e proceder substituições em caso de ausência dos oradores,

  5. Garantir a elaboração, edição e  publicação das comunicações em brochura;

 Realização:

Instituto Superior Politécnico de Manica

Apoio:

Uma instituição financeira com rosto humano!

Farroupilha, Campus Júlio de Castilhos

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